W obecnych czasach założenie działalności gospodarczej nie jest rzeczą trudną. Większość działań można wykonać siedząc przy biurku za pośrednictwem komputera z dostępem do Internetu. Ale żeby proces był jak najbardziej optymalny trzeba się do tego właściwie przygotować. A więc po kolei:
Założenie profilu zaufanego lub zakup podpisu elektronicznego. Jedna i druga usługa służy do składania osobistego podpisu na dokumentach urzędowych wysyłanych elektronicznie. Profil zaufany jest bezpłatny, nie wymaga dodatkowego wyposażenia poza telefonem komórkowym, a jego wyrobienie jest niemal natychmiastowe Za to nie zawsze można go wykorzystać do podpisywania dokumentów innych niż urzędowe np. umów z kontrahentami. Podpis elektroniczny kosztuje ok 250 – 300 zł, wymaga stosowania autoryzacji przy pomocy imiennej karty, na przygotowanie czeka się kilka dni, za to jest to podpis, którym można podpisać każdy dokument.
Rejestracja podmiotu w CEiDG odbywa się za pośrednictwem strony internetowej CEiDG. Aby rejestracja przebiegła szybko należy najpierw podjąć decyzję co do ważnych elementów, które będą charakteryzowały firmę:
Punkt 5 wniosku
– Nazwa Firmy – nazwa musi zawierać imię i nazwisko Przedsiębiorcy np. SERWIS Jan Sęk
– Data rozpoczęcia działalności – nie jest to data z którą zostaje złożony wniosek. Jest to data późniejsza – dzień w którym faktycznie rozpoczyna się działalność gospodarcza. Wprowadzając tę datę należy pamiętać, o tym, że najpóźniej na dzień przed tą datą należy dokonać rejestracji do VAT, a także o tym, że od tego dnia Przedsiębiorca będzie zobowiązany opłacać składki ZUS. Należy także wziąć pod uwagę, że ulgi ZUS są liczone w pełnych miesiącach kalendarzowych, a więc dni prowadzenia działalności przez niepełny miesiąc nie są wliczane do limitów.
– Kody PKD prowadzonej działalności: główny i dodatkowe. Obowiązkiem jest podanie przynajmniej głównego kodu wiodącej działalności. Wyszukiwarka kodów PKD znajduje się TUTAJ. Z najbardziej popularnych kodów wymienić można:
85.59.B – Prowadzenie szkoleń dla pracowników
62.01.Z – Działalność związana z oprogramowaniem
62.02.Z – Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki
71.12.Z – Działalność w zakresie inżynierii i związane z nią doradztwo techniczne
63.11.Z – Zarządzanie stronami internetowymi (hosting)
68.32.Z – Zarządzanie nieruchomościami wykonywane na zlecenie
70.22. Z – Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania
73.11.Z – Działalność agencji reklamowych
78.10.Z – Działalność związana z wyszukiwaniem miejsc pracy i pozyskiwaniem pracowników
66.19.Z – Usługi finansowe
69.10.Z – Działalność prawnicza
69.20.Z – Działalność rachunkowo – księgowa i doradztwa podatkowego
74.30.Z – Działalność związana z tłumaczeniami
Punkt 6 wniosku
– Adres do doręczeń – adres korespondencyjny, na który ma przychodzić korespondencja urzędowa – do tego adresu Przedsiębiorca nie musi posiadać tytułu prawnego, ważne by odpierał korespondencję, która zostanie przesłana na ten adres.
Punkt 7 wniosku
– Adres Firmy – jest on tożsamy z adresem Przedsiębiorcy, jeśli ten będzie świadczył usługi w domu np. programowanie, przygotowywanie opinii itp. W innym przypadku powinien to być adres sklepu lub punktu usługowego prowadzonego przez Przedsiębiorcę. W każdym przypadku Przedsiębiorca jednak powinien mieć dokument uprawniający go do korzystania z tego lokalu (akt notarialny, umowa najmu lub użyczenia, dokument ze spółdzielni o prawie do lokalu itp. Jeżeli dokument ten nie jest wystawiony na Przedsiębiorcę a na np. członka jego rodziny, Przedsiębiorca powinien posiadać także wyrażoną na piśmie zgodę na prowadzenie działalności w tym lokalu.
Punkt 9 wniosku
– Ubezpieczenie społeczne – jeśli Przedsiębiorca nie jest ubezpieczony za granicą, ani nie jest ubezpieczony w KRUS jako rolnik powinien zaznaczyć pierwszy kwadrat (Zakład Ubezpieczeń społecznych) i wypełnić sekcję 9.1.
– w przypadku kiedy Przedsiębiorca korzystania z ulgi ZUS na start lub gdy jest jednocześnie zatrudniony na etacie w innym przedsiębiorstwie, jego zatrudnienie jest ciągłe (całkowicie nie korzysta z urlopów bezpłatnych) i osiąga wynagrodzenie powyżej najniższej krajowej podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Aby się zarejestrować w ZUS do wniosku CEiDG dołącza tylko ZUS-ZZA.
– w przypadku kiedy Przedsiębiorca zamierza skorzystać z preferencyjnych składek ZUS lub pełnego ZUS-u podlega ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu. Aby się zarejestrować w ZUS do wniosku CEiDG dołącza ZUS-ZUA. Jeżeli przedsiębiorca uprzednio korzystał z ulgi ZUS na start po jej zakończeniu jest zobowiązany w trybie zmiany danych w CEiDG złożyć deklarację ZUS-ZUA w terminie 7 dni od daty zakończenia ulgi ZUS na start.
– bez względu na to, czy Przedsiębiorca korzysta z ulg w ZUS od pierwszego dnia działalności ma prawo zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny. Robi to dołączając deklarację ZUS-ZCNA.
Punkt 14 wniosku
– W tym punkcie należy podać dane oraz adres urzędu skarbowego, w którym Przedsiębiorca będzie się rozliczał z podatków. Zgodnie z obowiązującymi przepisami jest to Urząd właściwy dla miejsca zamieszkania Przedsiębiorcy.
Punkt 15 wniosku
– W tym punkcie należy podać wybraną formę opodatkowania wg progów podatkowych (na zasadach ogólnych), podatek liniowy lub podatek ryczałtowy.
Punkt 15 wniosku
– Dotyczy prowadzenia księgowości. Przedsiębiorca musi zadeklarować czy będzie prowadził księgowość sam, czy też będzie zatrudniał biuro księgowe. Jeśli wybierze tę drugą opcję musi w deklaracji wskazać nazwę i numer NIP biura. Ponadto w punkcie 19 musi wskazać gdzie (pod jakim adresem) będzie przechowywana dokumentacja księgowa.
Punkt 21 wniosku
– W tym punkcie należy wskazać numer rachunku bankowego osobistego i firmowego. W wielu przypadkach Przedsiębiorca zakładający działalność nie będzie posiadał rachunku firmowego, bo do jego założenia potrzebny jest numer REGON. W takiej sytuacji pomija te pola i uzupełnia w trybie zmian wpisu w CEiDG niezwłocznie po otrzymaniu rachunku bankowego.
Punkt 23 wniosku
– Dotyczy wspólnoty majątkowej małżonków. Należy pamiętać, że jeśli Przedsiębiorca chce wyłączyć z odpowiedzialności finansowej płynącej z tytułu swojej działalności współmałżonka powinien rozważyć wprowadzenie rozdzielności majątkowej. Nie da się jednak tego zrobić z poziomu CEiDG. Jest to czynność, która wymaga udziału Notariusza potwierdzona Aktem Notarialnym. Wpis w CEiDG jest jedynie informacją o fakcie istnienia lub nie istnienia wspólnoty majątkowej.
Punkt 23 wniosku
– Przedsiębiorca może udzielić pełnomocnictwa osobom trzecim do czynności prawnych związanych z prowadzeniem działalności w zakresie wskazanym w punkcie 26.3. Jeśli podejmie taką decyzję w punkcie tym wpisuje dane pełnomocnika, a jeśli jest to więcej osób wypełnia stosowny załącznik. Należy jednak pamiętać, że zakres możliwego pełnomocnictwa dotyczy wyłącznie zmian w CEiDG oraz prowadzenia spraw za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Nie jest to analogia do funkcji Prokurenta w przypadku spółek prawa handlowego.
Wzór wniosku CEIDG-1 znajduje się TUTAJ. Aby wniosek posłużył do zarejestrowania działalności w punkcie 01 Rodzaj wniosku należy zaznaczyć pole 1.
Nadanie numerów NIP i REGON. Jeśli chodzi o numer NIP Przedsiębiorca posiadający już NIP jako osoba fizyczna nie będzie miał nadanego innego. Jego NIP osobisty posłuży jako NIP działalności, którą będzie prowadził. Jeżeli nie posiada NIP-u osobistego system nada mu go, ponieważ posiadanie tego numeru przez Przedsiębiorcę jest obowiązkowe. Podobnie z numerem REGON, który jest dedykowany wyłącznie dla podmiotów gospodarczych. Także ten numer zostanie nadany przez system. Dzieje się to zazwyczaj w ciągu 24-48 godzin, a sprawdzenia czy tak się stało można dokonać w wyszukiwarce CEiDG.
Rejestracja VAT – zgodnie z artykułem Działalność gospodarcza a VAT rejestracja VAT nie zawsze jest wymagana. Warto jednak rozważyć tę opcję, bo w większości przypadków jest korzystna. Rejestracja dokonywana jest przy wykorzystaniu druku VAT-R. Więcej szczegółów w sprawie rejestracji VAT w artykule Działalność gospodarcza a VAT.
Założenie konta bankowego – może nastąpić w oddziale banku lub drogą elektroniczną. Do założenia konta potrzebny będzie wypis z CEIDG oraz Dokument Tożsamości. Założone konto będzie składało się z dwóch powiązanych rachunków bankowych. Szczegóły na ten temat w artykule Rachunek Bankowy. Przedsiębiorca, który uzyska rachunek bankowy musi go niezwłocznie zgłosić do CEiDG korzystając z trybu zmian wpisu. Należy dokonać zmiany w punkcie 21.1 wprowadzając dane rachunku podstawowego konta.