Pomioty prowadzące działalność gospodarczą mogą być lub mogą nie być płatnikami VAT. Zależy to od obrotów i rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, a także własnej decyzji.
Usługi: doradcze (z wyjątkiem doradztwa rolniczego), prawnicze, jubilerskie oraz ściągania długów w tym faktoringu a także handel niektórymi towarami są opodatkowane obowiązkowym podatkiem VAT. Zatem Przedsiębiorcy świadczący takie usługi lub handel muszą być płatnikami VAT od momentu, rozpoczęcia takiej działalności. (Art.113 ustęp 9 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r., o podatku dochodowym od towarów i usług). W tym celu powinny się zarejestrować do VAT w macierzystym Urzędzie Skarbowym najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem takiej działalności. Dla nowych firm, które od początku istnienia będą świadczyć taką usługę będzie to dzień przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Dla tych, które istnieją, a podejmują taką działalność będzie to dzień przed datą rozpoczęcia świadczenia usługi objętej obowiązkowym podatkiem VAT
Obowiązkowym podatkiem VAT objęte są także podmioty, których obroty roczne przewyższają 200.000,00 zł. przy czym dla podmiotów nowopowstałych, działających przez niepełny rok podatkowy kwotę tę liczy się proporcjonalnie: 100.000,00 zł w przypadku pół roku, 50.000,00 w przypadku kwartału itp. W tej sytuacji Zgłoszenie do VAT musi nastąpić z datą wystawienia faktury, której wartość netto powoduje przekroczenie obrotów, o których mowa powyżej. W tym przypadku Przedsiębiorca powinien pamiętać by fakturę powodującą przekroczenie obrotów wystawić już jako fakturę VAT (z doliczonym podatkiem VAT).
Zgłoszenie do VAT następuje poprzez wypełnienie stosownego druku VAR-R i dostarczenie go do macierzystego Urzędu Skarbowego. Przez urząd macierzysty należy rozumieć ten, w którym Przedsiębiorca co rok się rozlicza zgodnie z miejscem zamieszkania. Wypełniając deklarację VAR-R należy zwróć uwagę na właściwy powód przystąpienia do VAT podawany w komórce z grupy C. I tak zaznaczyć należy:
– C-29 jeśli Przedsiębiorca od chwili rozpoczęcia działalności ma obowiązek być podatnikiem VAT
– C-33 – jeśli Przedsiębiorca dobrowolnie przystępuje do podatku VAT w chwili rozpoczęcia lub w trakcie prowadzenia działalności
– C-35 – jeśli Przedsiębiorca prowadząc działalność przekroczył obroty lub rozszerzył działalność o usługi podlegające obowiązkowemu opodatkowaniu VAT
Do deklaracji VAT-R należy dołączyć dokument potwierdzający prawo do lokalu, w którym działalność będzie zarejestrowana. W przypadku miejsca zamieszkania może to być Akt Notarialny, umowa najmu, dokument ze spółdzielni potwierdzający prawo do lokalu itp. Jeżeli dokument ten jest wystawiony nie na Przedsiębiorcę, ale na członka rodziny potrzebna jest także zgoda właściciela lokalu na prowadzenie w nim przez Przedsiębiorcę działalności gospodarczej. Dokumenty zgłoszeniowe warto dostarczyć do Urzędu osobiście – jest to wbrew pozorom najszybsza metoda. Można je oczywiście także wysłać listem poleconym. Wysłanie VAT-R poprzez CEiDG nie jest korzystne z uwagi na brak możliwości dołączenia dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu. Wówczas Urząd wystąpi do Przedsiębiorcy o uzupełnienie dokumentów, co dodatkowo wydłuży czas rejestracji.
Przedsiębiorca może też dobrowolnie podjąć decyzję o przystąpieniu do opłacania podatku VAT. Jest to korzystne z dwóch powodów: Po pierwsze będąc płatnikiem VAT (bez względu na formę opodatkowania podatkiem dochodowym (wg progów, liniowym, czy ryczałtowym) może odliczać koszty VAT od zakupywanych na potrzeby działalności towarów i usług. Po drugie nie musi kontrolować obrotów by nie przekroczyć ich wartości, kiedy przystąpienie do VAT stanie się obowiązkiem. Należy także pamiętać, że Przedsiębiorca jest uprawniony do odliczenia podatku VAT od zakupów dokonanych nie wcześniej niż z dniem rejestracji jako podatnik VAT.
Rozliczenie podatku VAT następuje co miesiąc na podstawie deklaracji JPK_VM7 (dawniej VAT-7) w terminie do 25 dnia miesiąca następnego za miesiąc bieżący. Wartość podatku VAT odpowiada różnicy podatku naliczonego od wystawionych faktur i podatku zapłaconego jako element opłaty za faktury na pokrycie kosztów uzyskania przychodu. Uwaga – niektóre faktury np. za usługi hotelarskie lub gastronomiczne pomimo, że są zaliczone do kosztów uzyskania przychodu nie są podstawą do odliczenia VAT. W niektórych przypadkach istnieje możliwość odliczenia tylko części podatku VAT np. w przypadku kosztów związanych z eksploatacja samochodu osobowego.
Bycie płatnikiem VAT w większości przypadków jest korzystne dla Przedsiębiorcy. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy Przedsiębiorca w większości przypadków świadczy usługi (nie sprzedaje towarów) a jego klientami są podmioty nie będącymi płatnikami VAT. Wówczas Przedsiębiorca jest zobowiązany do wartości swoich usług netto doliczyć podatek VAT, a jego klient nie może go sobie odliczyć. W takiej sytuacji oferta Przedsiębiorcy jest siłą rzeczy droższa o wartość podatku VAT niż kosztowałaby gdyby Przedsiębiorca nie był płatnikiem VAT.