Tak jak każdy pracownik również Przedsiębiorca ma prawo udawać się w podróże służbowe i koszty tych podróży zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Odbywa się jednak nieco inaczej niż w przypadku umowy o pracę czy umowy zlecenia
Koszty udokumentowane fakturami i paragonami w tym koszty przejazdów, noclegów, parkingów, autostrad itp. są wprowadzane jako koszty uzyskania przychodu bezpośrednie. Należy pamiętać, że paragony, na których nie znajdują się numery NIP zarówno sprzedawcy jak i kupującego nie mogą stanowić podstawy do odliczenia podatku VAT. Zgodnie z obowiązującymi przepisami nie można także odliczyć podatku VAT od usług hotelowych. Natomiast bilety na przejazd wystawione przez podmioty uprawnione do transportu osób (PKP, PKS, linie lotnicze i żeglugowe itp.) bez względu na przebytą odległość mogą stanowić podstawę do odliczenia VAT pod warunkiem, że na bilecie znajdują się dane sprzedawcy wraz z numerem NIP, data wystawienia i numer dokumentu oraz kwota podatku i należność ogółem. Podstawa prawna wraz ze zmianą.
Koszty diet i ryczałtów również mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Mogą one zostać wprowadzone na podstawie dowodu wewnętrznego. Są to takie koszty jak:
– koszt diety – kwota przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia pod czas podróży służbowej w wysokości 38 zł za dobę podróży. Przy czym należy pamiętać, że diety przysługują w następujących kwotach: w przypadku delegacji jednodniowej jeśli wyjazd trwa do 8 godzin – dieta nie przysługuje, jeśli trwa od 8 do 12 godzin przysługuje ½ diety, jeśli trwa powyżej 12 godzin – pełna dieta; w przypadku delegacji kilkudniowej jeśli wyjazd trwa do 12 godzin przysługuje ½ diety, jeśli trwa powyżej 12 godzin – pełna dieta. Od wartości diety odlicza się także koszt posiłków, które zostały zapewnione np. przez organizatora konferencji: 50% za obiad, 25% za śniadanie i 25% za kolację
– koszt ryczałtu za nocleg, jeśli Przedsiębiorca korzystał z noclegu stacjonarnego (nie był w podróży) przez minimum 6 godzin i nie uwzględni w kosztach uzyskania przychodów faktury za nocleg – 150% wartości diety
– koszt ryczałtu za komunikację należy rozumieć jako zwrot kosztów komunikację regionalną w miejscu docelowym. Ryczałt ten nie przysługuje jeśli miejscem docelowym jest miejscowość, w której komunikacja lokalna nie istnieje, specyfika wyjazdu nie wymagała korzystania z komunikacji lokalnej lub Przedsiębiorca poruszał się prywatnym lub firmowym samochodem. Koszt ryczałtu za komunikacje miejska wynosi 20% diety za każdą rozpoczętą dobę wyjazdu służbowego.
– koszt przejazdu samochodem prywatnym użytym do celów służbowych – zwrot tego kosztu przysługuje Przedsiębiorcy, który do wyjazdu służbowego w uzasadnionym przypadku wykorzystał samochód nie będący w ewidencji działalności gospodarczej. Wówczas przebieg pojazdu należy udokumentować (wpisując markę samochodu, numer rejestracyjny, trasę przejazdu i ilość przejechanych kilometrów). Trasę, o której tu mowa stanowi przejazd tam i z powrotem, a także wszelkie przejazdy na miejscu. Do kosztów użycia samochodu prywatnego do celów służbowych zaliczyć można 0,8358 zł/km dla samochodów z silnikiem o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 oraz 0,5214 zł/km dla samochodów z mniejszym silnikiem.
– koszt przejazdu samochodem będącym w ewidencji działalności gospodarczej nie podlega rozliczeniu w ramach podróży służbowej. Jego koszty rozliczane są wg poniesionych kosztów (wg faktur i ewentualnie amortyzacji pojazdu) bez względu na to, czy Przedsiębiorca porusza się nim na co dzień czy w celu realizacji wyjazdu służbowego.
Rozliczając podróż służbowa należy pamiętać, że dowody wewnętrzne na pokrycie diet i kosztów przejazdu samochodem prywatnym musza być datowane najpóźniej 14 dni po powrocie.