Od dłuższego czasu coraz więcej słyszy się w mediach o KSeF oraz o obowiązku wystawiania faktur tylko i wyłącznie przez KSeF. Postarajmy się usystematyzować najważniejsze informacje na ten temat.
KSeF to Krajowy System e-Faktur czyli platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Inaczej mówiąc jedno miejsce w rzeczywistości wirtualnej, w którym będą musiały znaleźć się wszystkie faktury wystawiane pomiędzy Przedsiębiorcami, a więc osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, spółkami prawa handlowego, instytucjami itp. Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF będzie zatem dotyczył wszystkich Przedsiębiorców zarówno będących, jak i nie będących płatnikami VAT.
Co prawda platforma KSeF już działa i można z niej korzystać, ale na tę chwilę nie jest to obowiązkowe. Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem tej platformy wejdzie z dniem:
– 1.07.2024 w odniesieniu do Przedsiębiorców będących płatnikami VAT
– 1.01.2025 w odniesieniu do Przedsiębiorców niebędących płatnikami VAT
Wystawianie faktur za pośrednictwem platformy KSeF powinny umożliwić aktualizacje programów księgowych, z który większość z nas w tej chwili korzysta. Jeśli ktoś z Przedsiębiorców myśli nad wymiana lub zakupem programu księgowego warto by sprawdził w ofercie czy jest on zintegrowany Z KSeF.
Oczywiście jest także możliwość wystawiania faktur bezpośrednio w KSeF traktując tę platformę wyłącznie jako edytor faktury. Aby skorzystać z tej możliwości należy pobrać bezpłatną aplikację ze strony www.podatki.gov.pl/ksef lub wejść na stronę E-Urzędu Skarbowego i pobrać aplikację e-mikrofirma. Wtedy wystawioną fakturę należy dodatkowo wprowadzić do systemu księgowego celem naliczenia podatku. Nie jest to jednak rozwiązanie zalecane.
Aby wystawić pierwszą fakturę przez platformę KSef należy się najpierw uwierzytelnić. Najlepiej zrobić to za pomocą Profilu Zaufanego lub Podpisu Elektronicznego. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada żadnego z nich (opcja niezalecana) może także złożyć druk ZAW-FA w formie papierowej osobiście w Urzędzie Skarbowym, w którym rozliczamy VAT.
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą po uwierzytelnieniu ma pełny dostęp do platformy KSef. Może także upoważnić do pełnego dostępu lub wybranych czynności osoby trzecie np. swojego pełnomocnika lub księgowego. Każda z osób łącząca się z KSaf każdorazowo musi się uwierzytelnić za pomocą Profilu Zaufanego lub Podpisu Elektronicznego.
Więcej na temat KSeF można znaleźć pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/ksef/